POLITYKA PRYWATNOŚCI FLASHNEXT

Wersja: 3.0 Data publikacji (ogłoszenia): 9 czerwca 2026 r. Data wejścia w życie: 23 czerwca 2026 r.

§1. Administrator danych

  1. Administratorem danych osobowych jest FlashNext spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Jana Sebastiana Bacha 22/126, 02-743 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001242913, NIP: 5214166255, REGON: 544824501, kapitał zakładowy: 5000 zł, dalej jako „Administrator” lub „FlashNext”.
  2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected].
  3. Adres korespondencyjny: ul. Jana Sebastiana Bacha 22/126, 02-743 Warszawa.
  4. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, chyba że obowiązek taki będzie wynikał z przepisów prawa.

§2. Zakres przetwarzanych danych

2.1. Dane konta

  • adres e-mail,
  • imię, pseudonim lub nazwa wyświetlana,
  • identyfikator użytkownika,
  • hasło w formie zaszyfrowanej lub haszowanej, jeżeli dotyczy,
  • ustawienia konta,
  • historia zgód,
  • historia akceptacji dokumentów,
  • status subskrypcji,
  • data utworzenia konta,
  • data ostatniego logowania.

2.2. Dane z rozmów z Mentorem AI

  • treść wiadomości Użytkownika,
  • odpowiedzi generowane przez Mentora AI,
  • cele, plany, refleksje, notatki i inne informacje wprowadzone przez Użytkownika,
  • historia rozmów,
  • pamięć długoterminowa Mentora AI,
  • informacje zapisane przez Użytkownika lub system jako istotne dla personalizacji.

Ze względu na charakter Aplikacji treści rozmów mogą zawierać informacje osobiste lub wrażliwe, jeżeli Użytkownik sam je wprowadzi.

2.3. Dane techniczne

  • adres IP,
  • identyfikatory urządzenia lub sesji,
  • typ urządzenia,
  • system operacyjny,
  • przeglądarka,
  • logi błędów,
  • logi bezpieczeństwa,
  • daty i godziny aktywności,
  • przybliżona lokalizacja wynikająca z IP, jeżeli jest przetwarzana.

2.4. Dane płatności i rozliczeń

  • status płatności,
  • wybrany plan subskrypcji,
  • historia transakcji,
  • identyfikator płatności,
  • dane fakturowe, jeżeli Użytkownik je poda,
  • informacje otrzymywane od operatorów płatności.

FlashNext nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności.

2.5. Dane analityczne i cookies

  • zdarzenia w Aplikacji,
  • identyfikator cookie lub podobnego narzędzia,
  • źródło wejścia,
  • informacje o sposobie korzystania z funkcji,
  • dane zgód cookie,
  • dane kampanii reklamowych, jeżeli dotyczy.

2.6. Dane komunikacyjne

  • korespondencja e-mail,
  • zgłoszenia reklamacyjne,
  • zgłoszenia techniczne,
  • historia obsługi klienta,
  • odpowiedzi udzielone przez support.

§3. Dane szczególnych kategorii

  1. FlashNext nie wymaga od Użytkownika podawania danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, orientacji seksualnej, pochodzeniu etnicznym lub innych danych objętych szczególną ochroną.
  2. Ze względu na charakter Aplikacji Użytkownik może dobrowolnie wprowadzić do rozmowy z Mentorem AI informacje o charakterze osobistym lub wrażliwym. W takim przypadku dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia funkcji, z których Użytkownik korzysta, oraz zgodnie z ustawieniami prywatności.
  3. Użytkownik nie powinien wprowadzać do Aplikacji danych szczególnych kategorii dotyczących osób trzecich, chyba że posiada odpowiednią podstawę prawną.
  4. W zakresie, w jakim mechanizmy bezpieczeństwa opisane w §6 mogą obejmować informacje mogące dotyczyć zdrowia, zastosowanie mają zasady i podstawy prawne wskazane w §6.

§4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel przetwarzania

Kategorie danych

Podstawa prawna

Rejestracja i prowadzenie konta

dane konta

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Świadczenie Usługi, w tym działanie Mentora AI i pamięci

dane konta, treści rozmów, pamięć Mentora

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Personalizacja działania Mentora AI w ramach konta

treści rozmów, pamięć Mentora, ustawienia konta

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Obsługa płatności i subskrypcji

dane płatności, status subskrypcji

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Wystawianie faktur i obowiązki księgowe

dane rozliczeniowe

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Reklamacje i obsługa zgłoszeń

dane konta, korespondencja, dane techniczne

art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od charakteru zgłoszenia

Bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i sytuacji ryzykownych

dane techniczne, logi, IP, treść bieżących rozmów (w zakresie niezbędnym)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Wykrywanie zagrożenia życia lub zdrowia (mechanizmy bezpieczeństwa, §6)

treść bieżących rozmów, w tym informacje mogące dotyczyć zdrowia

art. 6 ust. 1 lit. f oraz, w zakresie danych szczególnych kategorii, art. 9 ust. 2 lit. a lub c RODO

Debugowanie i poprawa stabilności Aplikacji

logi błędów, dane techniczne

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Poprawa jakości i analiza wzorców/potrzeb

treść rozmów; wyniki utrwalane w postaci zagregowanej

art. 6 ust. 1 lit. a oraz — dla danych szczególnych kategorii — art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda)

Analityka z użyciem cookies niekoniecznych

dane cookies/analityczne

art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda cookie

Marketing e-mail lub newsletter

adres e-mail, dane zgody

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Marketing własnych usług bez cookies

dane konta

art. 6 ust. 1 lit. f RODO z prawem sprzeciwu

Dochodzenie lub obrona roszczeń

dane konta, płatności, korespondencja, logi

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Użytkownik może ją wycofać w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§5. Podanie danych

  1. Podanie danych wymaganych do założenia konta, korzystania z Aplikacji, obsługi płatności lub rozliczeń jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.
  2. Podanie danych w treści rozmów z Mentorem AI jest dobrowolne. Użytkownik sam decyduje, jakie informacje wprowadza do Aplikacji.
  3. Wyrażenie zgody na cookies analityczne, marketingowe lub newsletter jest dobrowolne i nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji Aplikacji, chyba że dana funkcja wymaga określonych danych do działania.

§6. Wykorzystanie danych a modele AI

  1. FlashNext nie wykorzystuje treści rozmów Użytkownika z Mentorem AI do trenowania, dostrajania ani rozwijania modeli AI.
  2. Treści rozmów są przekazywane dostawcom modeli AI w celu wygenerowania bieżącej odpowiedzi. FlashNext korzysta z tych usług w sposób, w którym przekazywane treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli dostawców.
  3. Poprawa jakości i analiza wzorców. W celu poprawy jakości Mentora oraz wyłapywania wzorców i potrzeb użytkowników FlashNext może analizować treść rozmów Użytkownika z Mentorem AI, w tym przy użyciu modeli LLM. Analiza taka odbywa się wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody Użytkownika, a w zakresie, w jakim treść może obejmować dane szczególnych kategorii — na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Wyniki analizy są utrwalane i wykorzystywane wyłącznie w postaci zagregowanej, niepozwalającej na identyfikację konkretnego Użytkownika. Użytkownik może wycofać zgodę w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość; wycofanie nie wpływa na działanie podstawowej Usługi.
  4. Bezpieczeństwo i wykrywanie ryzyk. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji i jej Użytkowników, wykrywania nadużyć oraz reagowania na sytuacje mogące wskazywać na zagrożenie życia, zdrowia lub bezpieczeństwa Użytkownika albo innych osób, FlashNext może analizować treść bieżących rozmów, w tym przy użyciu automatycznych mechanizmów flagujących. Rozmowy oznaczone jako potencjalnie ryzykowne mogą zostać udostępnione upoważnionemu personelowi Administratora w celu weryfikacji oraz podjęcia działań przewidzianych w Regulaminie, w tym wyświetlenia komunikatu bezpieczeństwa albo ograniczenia lub wstrzymania dostępu do Usługi. Przetwarzanie to odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w zakresie niezbędnym do tych celów, z prawem wniesienia sprzeciwu.
  5. Dane mogące dotyczyć zdrowia. Jeżeli w ramach mechanizmów, o których mowa w ust. 4, przetwarzane są informacje mogące dotyczyć zdrowia (dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO), przetwarzanie ogranicza się do zakresu niezbędnego dla ochrony żywotnych interesów Użytkownika lub innej osoby fizycznej (art. 9 ust. 2 lit. c RODO) albo odbywa się na podstawie wyraźnej zgody Użytkownika (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), jeżeli zgoda taka została udzielona. Administrator nie wykorzystuje tych informacji do tworzenia trwałego profilu zdrowotnego Użytkownika.
  6. Przyszły trening modeli. Jeżeli w przyszłości FlashNext zamierzałby wykorzystywać treści rozmów do trenowania, dostrajania lub rozwijania modeli AI, nastąpi to wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody Użytkownika albo na danych skutecznie zanonimizowanych, po uprzedniej aktualizacji Polityki Prywatności i Regulaminu.

§7. Odbiorcy danych

Kategoria odbiorcy

Przykładowi dostawcy

Cel

Dostawcy modeli AI

OpenRouter (routing zapytań), OpenAI (modele GPT), Google (modele Gemini), xAI (modele Grok), Anthropic (modele Claude)

generowanie odpowiedzi Mentora AI

Hosting i baza danych

dostawca infrastruktury chmurowej i bazy danych (serwery w UE)

przechowywanie danych, infrastruktura

Płatności

Stripe, Przelewy24 / PayPro, Apple, Google

obsługa płatności i subskrypcji

Analityka

dostawcy narzędzi analitycznych

analiza korzystania z Aplikacji, gdy wymagana jest zgoda

E-mail transakcyjny

dostawca usługi poczty transakcyjnej

wysyłka wiadomości systemowych

Obsługa klienta

obsługa wewnętrzna za pośrednictwem poczty e-mail

obsługa zgłoszeń i reklamacji

Księgowość i doradcy

biuro rachunkowe, doradcy prawni

obowiązki księgowe, podatkowe, prawne, roszczenia

Organy publiczne

właściwe organy państwowe

realizacja obowiązków prawnych

Zakres danych przekazywanych odbiorcom zależy od celu przetwarzania i jest ograniczony do danych niezbędnych dla danego celu.

§8. Transfer danych poza EOG

  1. Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez FlashNext mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.
  2. W przypadku przekazywania danych poza EOG Administrator stosuje mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności:
    • decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni poziom ochrony,
    • Standardowe Klauzule Umowne,
    • dodatkowe środki zabezpieczające, jeżeli są wymagane.
  3. Lista dostawców, którzy mogą przetwarzać dane poza EOG, może obejmować w szczególności dostawców modeli AI, płatności, analityki, infrastruktury, obsługi technicznej i komunikacji e-mail.
  4. Treść bieżących zapytań może być przekazywana dostawcom modeli AI w celu wygenerowania odpowiedzi, zgodnie z zasadami opisanymi w tej Polityce Prywatności oraz umowami zawartymi z dostawcami.

§9. Okres przechowywania danych

Kategoria danych

Okres przechowywania

Dane konta

przez czas trwania konta lub umowy

Historia rozmów i pamięć Mentora

przez czas trwania konta albo do usunięcia przez Użytkownika, zgodnie z ustawieniami Aplikacji

Dane po usunięciu konta

do 90 dni w kopiach zapasowych lub w okresie technicznym, chyba że dłuższe przechowywanie jest wymagane prawem, bezpieczeństwem, reklamacją lub roszczeniami

Dane rozliczeniowe, faktury i dokumenty księgowe

przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi

Dane płatności technicznych

przez okres niezbędny do obsługi płatności, reklamacji, chargebacków i roszczeń

Logi bezpieczeństwa

przez okres niezbędny dla bezpieczeństwa, np. do 12 miesięcy, chyba że potrzebne dłużej dla incydentów lub roszczeń

Dane zgód

przez czas korzystania z usługi oraz okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem

Dane analityczne przetwarzane na podstawie zgody

zgodnie z ustawieniami narzędzia, okresem zgody i ustawieniami cookies

Dane anonimowe

mogą być przechowywane bezterminowo, jeżeli nie stanowią danych osobowych

Dane pseudonimizowane lub odidentyfikowane, które nadal mogą umożliwiać identyfikację osoby fizycznej, nie są traktowane jak dane anonimowe.

§10. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu – prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz ich kopii.
  2. Prawo do sprostowania – prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
  3. Prawo do usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) – prawo do żądania usunięcia danych. Użytkownik może samodzielnie usunąć konto w ustawieniach Aplikacji. Usunięcie konta powoduje usunięcie aktywnej historii rozmów i pamięci Mentora, z zastrzeżeniem danych, które Administrator musi lub może przechowywać przez określony czas z powodów prawnych, podatkowych, bezpieczeństwa, obsługi reklamacji lub dochodzenia roszczeń.
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.
  5. Prawo do przenoszenia danych – prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie (JSON/CSV) i przekazania ich innemu administratorowi.
  6. Prawo do sprzeciwu – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego.
  7. Prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Użytkownik może ją wycofać w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  8. Prawo do wniesienia skargi – prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Wniosek można złożyć na adres: [email protected]. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, chyba że przepisy pozwalają na przedłużenie tego terminu.

§11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności:

  • szyfrowanie transmisji danych,
  • kontrolę dostępu,
  • ograniczenie uprawnień,
  • mechanizmy bezpieczeństwa bazy danych, takie jak Row Level Security, jeżeli są stosowane w danym zakresie,
  • logowanie zdarzeń bezpieczeństwa,
  • kopie zapasowe,
  • procedury reagowania na incydenty,
  • okresowe przeglądy bezpieczeństwa.

§12. Pliki cookies i technologie śledzące

  1. FlashNext korzysta z cookies i podobnych technologii. Szczegółowe informacje o kategoriach cookies, celach ich stosowania, dostawcach, okresach przechowywania oraz sposobach zarządzania zgodami znajdują się w Polityce Cookies.
  2. Cookies niezbędne są stosowane w celu zapewnienia działania strony i Aplikacji. Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

§13. Informacja o systemie AI

  1. Mentor AI jest systemem sztucznej inteligencji generującym odpowiedzi automatycznie. Użytkownik w każdym momencie rozmawia z AI, nie z człowiekiem.
  2. Według aktualnej oceny Administratora Aplikacja nie jest przeznaczona do zastosowań wysokiego ryzyka w rozumieniu rozporządzenia AI Act. Jeżeli zakres funkcji Aplikacji ulegnie zmianie, Administrator może dokonać ponownej oceny klasyfikacji systemu.
  3. Mentor AI może generować odpowiedzi niepełne, nieaktualne, nieprecyzyjne lub błędne. Użytkownik powinien samodzielnie weryfikować istotne informacje.

§14. Zmiany Polityki Prywatności

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. O istotnych zmianach Użytkownik zostanie poinformowany za pośrednictwem Aplikacji lub wiadomości e-mail z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
  2. Jeżeli zmiana wynika z obowiązków prawnych, technicznych lub bezpieczeństwa i musi zostać wdrożona szybciej, Administrator może poinformować Użytkownika w krótszym terminie, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.